Polityka Zgłaszania Nieprawidłowości w People

Warszawa, dnia 17 września 2024 roku

Mając na uwadze postanowienia ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 2024 roku (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) o ochronie sygnalistów (dalej: „Ustawa”), która wdraża Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, przyjmuje się do stosowania w People Sp. z o.o. niniejszą Politykę, która swoim zakresem obejmuje następujące obszary:

§ 1 Definicje	2
§ 2 Postanowienia ogólne	4
§ 3 Zakres Polityki	5
§ 4 Osoby odpowiedzialne za zarządzanie wewnętrznymi Zgłoszeniami Nieprawidłowości	6
§ 5 Sygnalista	7
§ 6 Zasady wewnętrznego zgłaszania Nieprawidłowości	7
§ 7 Odpowiedzialność za fałszywe Zgłoszenie wewnętrzne	9
§ 8 Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające	10
§ 9 Ochrona Sygnalisty	12
§ 10 Wewnętrzny Rejestr Zgłoszeń Nieprawidłowości	14
§ 11 Tryb dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych	15
§ 12 Ujawnienie publiczne	16
§ 13 Sankcje	17
§ 14 Postanowienia końcowe	17

1. Ilekroć w niniejszej Polityce mowa jest o:
   a)  „People” lub „Spółce” – rozumie się przez to People sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie
   b)  „Osobie odpowiedzialnej za Zgłoszenie” - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Spółkę do obsługi Zgłoszeń wewnętrznych i wykonującą czynności z tym związane na podstawie niniejszej Polityki
   c)  „Komisji Wyjaśniającej” lub „Komisji” - rozumie się przez to Komisję powołaną do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości, działającą na podstawie niniejszej Polityki;
   d)  "Nieprawidłowości” - rozumie się przez to każdy stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania, świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, których zamknięty katalog wskazany został w § 3 ust. 3 niniejszej Polityki w odniesieniu do podmiotów, których Zgłoszenie Nieprawidłowości może dotyczyć w rozumieniu § 3 ust. 2 niniejszej Polityki, naruszających lub mogących prowadzić do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
   e)  „Osobie trzeciej” - rozumie się przez to kontrahenta, partnera (w tym inną spółkę prawa handlowego lub przedsiębiorstwo i jej pracowników), bądź każdą inną osobę wykonującą czynności w imieniu lub na rzecz Spółki, a także każdą osobę, której interesy zostały naruszone działaniami Spółki;
   f)   „Osobie uprawnionej do dokonania Zgłoszenia” - rozumie się przez to osobę wskazaną w § 3 ust. 1 niniejszej Polityki;
   g)  „Podmiocie, którego dotyczy Zgłoszenie” - rozumie się przez to podmiot wskazany w § 3 ust. 2 niniejszej Polityki
   h)  „Postępowaniu wyjaśniającym” - rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku z wewnętrznym Zgłoszeniem Nieprawidłowości, w oparciu o niniejszą Politykę;
   i)   „Pracowniku” - rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy ze Spółką w rozumieniu przepisu art. 22 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465), jak również osobę zatrudnioną przez Spółkę w celu wykonywania pracy tymczasowej w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 2) ustawy z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1563);
   j)   „Prezesie Zarządu” - rozumie się przez to osobę pełniącą funkcję Prezesa Zarządu Spółki;
   k)  „Polityce” - rozumie się przez to niniejszą Politykę Zgłaszania Nieprawidłowości, postępowania ze zgłoszeniami oraz ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w People sp. z o.o.;
   l)   „Rejestrze Nieprawidłowości” - rozumie się przez to rejestr prowadzony na zasadach określonych w § 10 niniejszej Polityki przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie i Prezesa Zarządu;
   m) „Sygnaliście” - rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Nieprawidłowości, której przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Polityce;
   n)  „Wspólnikach” – rozumie się przez to wspólników Spółki;
   o)  „Współpracowniku” - rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz Spółki na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   p)  „Wstępnej analizie Zgłoszenia” - rozumie się przez to weryfikację treści Zgłoszenia wewnętrznego pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku Postępowania wyjaśniającego oraz przyznania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie ma prawo wystąpić do Zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie zawartych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości;
   q)  „Zarządzie” - rozumie się przez to Zarząd Spółki;
   r)  „Zgłaszającym” - rozumie się przez to osobę tj. pracownika, także w przypadku gdy stosunek pracy już ustał, osobę ubiegającą się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzającym zawarcie umowy, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej stażystę lub wolontariusza, dokonującą Zgłoszenia Nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Polityce oraz w ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa;
   s)  „Zgłoszeniu Nieprawidłowości” lub „Zgłoszeniu” - rozumie się przez to Zgłoszenie wewnętrzne albo Zgłoszenie zewnętrzne
   t)  „Zgłoszeniu wewnętrznym” - rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Polityce przez Osobę uprawnioną do dokonania Zgłoszenia informacji mogących świadczyć o Nieprawidłowościach;
   u)  „Zgłoszeniu zewnętrznym” – rozumie się przez to przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu;
   v)  „Ujawnieniu publicznym” - rozumie się przez to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
   w) „Organie centralnym” - rozumie się przez to organ administracji publicznej właściwy w sprawach udzielania informacji i wsparcia w sprawach zgłaszania i publicznego ujawniania naruszeń prawa oraz przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, ich wstępnej weryfikacji i przekazania organom właściwym celem podjęcia działań następczych. Funkcję Organu centralnego właściwego do przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń pełni Rzecznik Praw Obywatelskich;
   x)  „Organie publicznym” - rozumie się przez to organ administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.

1. People dąży do rozwijania przyjętych wartości etycznych, takich jak lojalność, uczciwość, rzetelność, otwartość, wzajemne zaufanie, odpowiedzialność i profesjonalizm w wykonywaniu obowiązków z zachowaniem należytej staranności.
2. People, budując strategię działania, uwzględnia interesy społeczne, ochronę środowiska, relacje z różnymi grupami interesariuszy, potrzeby otoczenia biznesowego, a w szczególności znaczenie odpowiedzialności korporacyjnej i zapobieganie korupcji oraz powstawanie innych Nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród partnerów biznesowych.
3. Niniejsza Polityka stanowi element systemu zarządzania zgodnością, którego podstawowym zadaniem jest zapobieganie Nieprawidłowościom w Spółce. W związku z powyższym, należy ją interpretować z poszanowaniem wszystkich zasad oraz obowiązków wynikających ze struktury organizacyjnej Spółki.
4. Spółka prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych. Spółka zobowiązuje się również do dostosowywania prowadzonej działalności do ciągłych zmian porządku prawnego.
5. Niniejsza Polityka służy do Zgłaszania Nieprawidłowości. Pozostałe kwestie dotyczące bieżących problemów związanych z wykonywaną pracą należy rozwiązywać w oparciu o istniejące relacje służbowe bądź inne - ustanowione na podstawie odrębnych regulacji wewnętrznych - dostępne kanały, które powinny być wykorzystane do tych celów.
6. Niniejsza Polityka ustanawia w Spółce zasady podejmowania czynności przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie, w ramach przysługujących jej uprawnień, mające na celu wyjaśnienie zgłaszanych przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia informacji mogących świadczyć o Nieprawidłowościach oraz wyciągnięcie konsekwencji wobec sprawcy Nieprawidłowości i podjęcie odpowiednich działań naprawczych.
7. Zasady niniejszej Polityki w żaden sposób nie naruszają ani nie ograniczają obowiązku zgłoszenia Nieprawidłowości właściwym organom sądowym, nadzoru lub regulacyjnym, a także obowiązku powiadomienia organów kontroli, które mogą być powołane w Spółce.
8. Celem Polityki jest określenie procedur, za pomocą których należy zgłaszać niedozwolone zachowania, czyny lub zaniechania, które stanowią lub mogą stanowić obejście, naruszenie, bądź nakłanianie do naruszania prawa oraz przepisów, wartości oraz zasad usankcjonowanych w przepisach wewnętrznych Spółki, które mogą spowodować szkody w sferze relacji utrzymywanych z klientami, wspólnikami, partnerami Spółki lub Osobami trzecimi.
9. Na mocy niniejszej Polityki, Spółka zapewniła specjalny, bezpieczny kanał zgłoszeniowy do wewnętrznego zgłaszania Nieprawidłowości. Niżej wymieniony kanał w założeniu ma spełniać następujące funkcje:
   a) zapobiegać wszelkiego rodzaju Nieprawidłowościom – zwłaszcza korupcji lub fałszowaniu dokumentów Spółki
   b) niwelować konsekwencje prawne oraz finansowe w razie wcześniejszego wykrycia Nieprawidłowości
   c) rozpowszechniać wiedzę o możliwości zgłaszania Nieprawidłowości wśród Pracowników i Współpracowników Spółki
   d) wspierać pozytywny wizerunek i pozycję Spółki na rynku.
10. Niniejsza Polityka określa w szczególności:
    a) nieprawidłowości objęte Polityką;
    b) osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia Nieprawidłowości;
    c) zasady zgłaszania Nieprawidłowości przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia;
    d) wewnętrzną jednostkę organizacyjną upoważnioną do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych,
    e) wewnętrzną jednostkę organizacyjną upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
    f) proces rozpatrywania oraz zarządzania Nieprawidłowościami;
    g) informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych;

1. Postanowienia niniejszej Polityki mają zastosowanie do następujących grup Osób uprawnionych do dokonania Zgłoszenia
   a) Pracowników i Współpracowników oraz byłych Pracowników i Współpracowników Spółki
   b) członków Zarządów
   c) osób działających w imieniu i na rzecz Spółki, w szczególności wszelkich osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem Spółki, tj. dostawców, wykonawców i podwykonawców usług świadczonych na rzecz Spółki;
   d) innych osób w jakikolwiek sposób powiązanych ze Spółką, posiadających wiedzę na temat Nieprawidłowości, a w szczególności: osób pomagających w dokonaniu Zgłoszenia Nieprawidłowości, praktykantów, stażystów lub kandydatów do zatrudnienia w Spółce, jeśli informacje dotyczące Nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.
2. Zgłoszenie Nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:
   a) członków organów Spółki;
   b) osób fizycznych uprawnionych do reprezentowania Spółki lub podejmowania w jej imieniu decyzji lub sprawowania nadzoru, w związku z jej działaniem w interesie lub na rzecz tego podmiotu;
   c) osób fizycznych dopuszczonych do działania w imieniu Spółki w wyniku nadużycia uprawnień lub niedopełnienia obowiązków;
   d) Pracowników i Współpracowników Spółki w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz;
   e) podwykonawców lub innych przedsiębiorców, jeżeli ich czyny zabronione pozostawały w związku z wykonywaniem umowy zawartej ze Spółką.
3. Przez Nieprawidłowości należy rozumieć informacje mogące świadczyć o naruszeniu prawa rozumianym jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
   a) korupcji;
   b) zamówień publicznych
   c) usług, produktów i rynków finansowych;
   d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
   e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   f) bezpieczeństwa transportu;
   g) ochrony środowiska;
   h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
   i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
   j) zdrowia i dobrostanu zwierząt
   k) zdrowia publicznego;
   l) ochrony konsumentów;
   m) ochrony prywatności i danych osobowych;
   n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

1. Z zastrzeżeniem poniższych przepisów, podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie i rozpatrywanie wewnętrznych Zgłoszeń Nieprawidłowości oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem wewnętrznych Zgłoszeń Nieprawidłowości w Spółce jest Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie.
2. Osoby, co do których z treści wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące Nieprawidłowość, nie mogą analizować takiego Zgłoszenia.
3. W przypadku, gdy wewnętrzne Zgłoszenie Nieprawidłowości dotyczy Osoby odpowiedzialnej za Zgłoszenie - osobą odpowiedzialną za przyjęcie i rozpatrzenie wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości jest Prezes Zarządu Spółki.
4. W przypadku otrzymania wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie, zawiadomiony o tym fakcie Prezes Zarządu Spółki, uprawniony jest do powołania Komisji Wyjaśniającej, której członkami mogą być Pracownicy, Współpracownicy i Osoby trzecie. Pracom Komisji przewodniczy Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie, pod warunkiem, że Postępowanie wyjaśniające nie dotyczy jej osoby. W takim przypadku Prezes Zarządu Spółki zobowiązany jest przejąć funkcję przewodniczącego Komisji Wyjaśniającej.
5. Członek Komisji Wyjaśniającej podlega wyłączeniu w razie stwierdzenia przez Komisję związku ze sprawą objętą zakresem Zgłoszenia Nieprawidłowości lub bliskich relacji osobistych z Sygnalistą.
6. Jeżeli Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy członka Zarządu Spółki, Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie przekazuje niezwłocznie informację o Zgłoszeniu wspólnikom Spółki i pozostaje w bieżącym kontakcie w trakcie rozpatrywania Zgłoszenia.
7. W sytuacji, gdy Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie zwróci się do Pracowników, Współpracowników lub Osób trzecich o udzielenie informacji niezbędnych do prowadzenia Postępowania wyjaśniającego, podmioty te mają obowiązek udzielenia mu kompletnych i rzetelnych informacji w sprawie objętej Zgłoszeniem, jeżeli takowe posiadają.
8. Zarząd Spółki jest odpowiedzialny za wdrożenie Polityki w Spółce oraz sprawuje nadzór nad Osobą odpowiedzialną za Zgłoszenie.

1. Osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić Nieprawidłowość, jeżeli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia.
2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy Zgłaszający, po dokonaniu Wstępnej analizy Zgłoszenia przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie i poinformowaniu przez niego o tym fakcie Zgłaszającego. Wyjątek od powyższego stanowi sytuacja, w której Wstępna analiza Zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż Zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze lub Zgłoszenie nie dotyczy Nieprawidłowości, o których mowa w § 3 ust. 3. W złej wierze pozostaje Zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Wraz z uzyskaniem statusu Sygnalisty, Zgłaszający będzie chroniony przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją i innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe. Jeżeli w toku Postępowania wyjaśniającego okaże się, że Zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze – zostanie on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.

1. Wewnętrzne Zgłoszenia Nieprawidłowości mogą być przekazywane jedynie za pośrednictwem następującego kanału służącego do kontaktu w postaci elektronicznego programu (aplikacji) do poufnej obsługi zgłoszeń pod nazwą: SYGNALISTA 365, który dostępny jest po kliknięciu w link https://sygnalista.people.com.pl/. Kanał, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, zostanie uruchomiony z dniem wejścia w życie niniejszej Polityki.
2. Składane wewnętrzne Zgłoszenie Nieprawidłowości powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz co najmniej
   a) datę i miejsce zaistnienia Nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o Nieprawidłowości
   b) szczegółowy opis Nieprawidłowości
   c) wskazanie instrukcji, regulaminu bądź przepisu prawa, który został naruszony
   d) wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości
   e) wskazanie czy Nieprawidłowość miała już miejsce, czy też dopiero się wydarzy;
   f) wskazanie, w jaki sposób Zgłaszający pozyskał informacje o danej Nieprawidłowości
   g) wskazanie ewentualnych świadków Nieprawidłowości i osób mających związek ze sprawą
   h) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Nieprawidłowości
   i) oszacowanie możliwych strat oraz ryzyka związanego ze sprawą, w tym także negatywnego wpływu na wizerunek Spółki;
   j) adres, na który Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie przekazać ma potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia;
   k) wszelkie informacje uzupełniające powyższe.
3. Niewskazanie w sposób wyczerpujący powyższych informacji nie wyklucza Wstępnej analizy Zgłoszenia Nieprawidłowości, jeżeli podane dane okażą się wystarczające do rozpoczęcia wewnętrznego Postępowania wyjaśniającego uregulowanego w § 8 niniejszej Polityki.
4. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia Nieprawidłowości jako tajemnicy przedsiębiorstwa i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach Nieprawidłowości, chyba że podmiot ten zostanie zobowiązany do takiego działania przepisami prawa.
5. Niniejsza Polityka nie może być podstawą dokonywania wewnętrznych Zgłoszeń dotyczących prywatnych spraw Pracowników, Współpracowników bądź Osób trzecich oraz konfliktów między wyżej wymienionymi podmiotami – jeżeli nie pozostają one w związku z działalnością Spółki i nie wiążą się z negatywnymi konsekwencjami dla niej.
6. Zgłoszenie powinno być dokonane w języku polskim.
7. Do przyjmowania i weryfikacji wewnętrznych Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Zgłaszającego i osób powiązanych z wewnętrznym Zgłoszeniem, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Wymaga to zawarcia umowy, w której Spółka powierza wykonywanie powyższego z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych, zapewniających zgodność tych czynności z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
8. Spółka stosuje rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczne przechowywanie danych osobowych Zgłaszającego obejmujących wewnętrzne Zgłoszenie; z tym zastrzeżeniem, że w odpowiednich przypadkach wszystkie dane osobowe Zgłaszającego zostaną usunięte z kanału, za pośrednictwem którego następuje zgłoszenie.
9. Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie, w zależności od jego treści, dokonuje Wstępnej analizy Zgłoszenia albo pozostawia je bez biegu. Pozostawienie wewnętrznego Zgłoszenia bez biegu możliwe jest wyłącznie w przypadku stwierdzenia jego oczywistej bezzasadności, wynikającej z całkowitej niemożliwości weryfikacji okoliczności w nim przytoczonych.
10. Każde Zgłoszenie wewnętrzne podlega wpisowi do Rejestru.
11. W przypadku pozostawienia Zgłoszenia wewnętrznego bez biegu, Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.
12. Jeżeli z treści Zgłoszenia wewnętrznego wprost wynika, że nie dotyczy zakresu, o którym mowa w § 3 ust. 3, Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie pozostawia je bez rozpoznania i informuje o tym Zgłaszającego za pośrednictwem kanału, o którym mowa w § 6 oraz wskazuje przyczyny takiej decyzji. Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie może wskazać Zgłaszającemu inną formę kontaktu ze Spółką (np. z konkretnym działem lub osobą w strukturze organizacyjnej) lub właściwym organem publicznym, jeżeli uzna, że przyczyni się do rozwiązania problematyki wskazanej w Zgłoszeniu wewnętrznym (mimo że nie dotyczy ono Nieprawidłowości).
13. Za ochronę danych, będących przedmiotem Postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez Osobę Odpowiedzialną za Zgłoszenie i będących w jej posiadaniu, odpowiada Inspektor Ochrony Danych Osobowych, który jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo informacji w Spółce.
14. W razie potwierdzenia wystąpienia Nieprawidłowości, Spółka uprawniona jest do zawiadomienia odpowiednich organów ścigania o popełnieniu przestępstwa oraz do wystąpienia na drogę sądową przeciwko sprawcy Nieprawidłowości.

1. Wewnętrzne Zgłoszenie Nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych wewnętrznych Zgłoszeń Nieprawidłowości.
2. W przypadku ustalenia w wyniku Wstępnej analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania wyjaśniającego, iż w wewnętrznym Zgłoszeniu Nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający będący Pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w rozdziale VI ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
3. W przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Spółki usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia Nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy przez Spółkę.
4. Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 2 i 3 niniejszego paragrafu, Zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki w związku z fałszywym Zgłoszeniem wewnętrznym.
5. Spółka jest uprawniona do podjęcia stosownych środków dyscyplinarnych i prawnych w zakresie ochrony własnych praw, dóbr oraz swojego wizerunku względem osoby, która w złej wierze dokonała fałszywego, bądź oportunistycznego Zgłoszenia wewnętrznego w celu szkalowania, zniesławienia lub spowodowania szkody u osoby, której dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne, bądź innych podmiotów wyszczególnionych w Zgłoszeniu wewnętrznym.

1. Wyłączny dostęp do wewnętrznego kanału Zgłaszania Nieprawidłowości w zakresie, w jakim kanał ten dotyczy wewnętrznego Zgłaszania Nieprawidłowości, posiada Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie.
2. Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie zobowiązana jest do przeprowadzenia Wstępnej analizy Zgłoszenia oraz do potwierdzenia Zgłaszającemu przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego w ciągu 7 dni od momentu jego otrzymania na wskazany przez Zgłaszającego adres e-mail, a także do stwierdzenia jego prawdziwości i istotności dla Spółki. Jeżeli Zgłoszenie wewnętrzne nadaje się do rozpoznania, tj. zostały spełnione warunki z § 3 ust. 2 i 3, Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie wszczyna Postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Komisją Wyjaśniającą na zasadach określonych w niniejszej Polityce. Nadzór nad Postępowaniem wyjaśniającym sprawuje Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie wewnętrzne.
3. Komisja Wyjaśniająca składa się z co najmniej 3 członków, której przewodniczy Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie (Przewodniczący Komisji Wyjaśniającej). Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie przedstawia Zarządowi propozycję składu (kandydatów na członków) Komisji Wyjaśniającej w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia Zgłaszającemu przyjęcia Zgłoszenia. Zarząd powołuje pozostałych członków Komisji w terminie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia propozycji przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie.
4. Członkowie Komisji Wyjaśniającej (z wyłączeniem Przewodniczącego Komisji Wyjaśniającej), jeśli nie wymaga tego charakter czynności w ramach Postępowania wyjaśniającego, nie są informowani o tożsamości Sygnalisty. Członkowie Komisji Wyjaśniającej składają oświadczenia, zawierające zobowiązanie do zachowania w poufności informacji pozyskanych w Postępowaniu wyjaśniającym lub w toku prac Komisji Wyjaśniającej lub w procesie ochrony Zgłaszającego, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do niniejszej Polityki, które zostaną wprowadzone do aplikacji, o której mowa w § 6 ust. 1 przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie.
5. W trakcie Postępowania wyjaśniającego, Komisja może skorzystać ze wsparcia pozostałych Pracowników, Współpracowników Spółki lub zewnętrznych konsultantów, jeżeli okaże się to przydatne dla potwierdzenia słuszności Zgłoszenia wewnętrznego. W takiej sytuacji powołuje się ich do składu Komisji - do rozpatrzenia konkretnego Zgłoszenia wewnętrznego. Osoby, które zostały powołane do składu Komisji Wyjaśniającej, składają oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w Postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony Zgłaszającego, zgodnie ze wzorem, o którym mowa w ust. 4, które zostaną wprowadzone do aplikacji, o której mowa w § 6 ust. 1 przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie.
6. Komisja Wyjaśniająca obraduje na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego Komisji Wyjaśniającej w zależności od zapotrzebowania wynikającego z okoliczności Zgłoszenia, w tym między innymi dyspozycyjności świadków lub zewnętrznych konsultantów. Przewodniczący wyznacza osobę odpowiedzialną za protokołowanie przebiegu posiedzenia ze składu Komisji Wyjaśniającej.
7. Posiedzenia Komisji Wyjaśniającej mogą odbywać się stacjonarnie w siedzibie Spółki lub zdalnie, tj. za pośrednictwem urządzeń technicznych jednocześnie i bezpośrednio przekazujących dźwięk i obraz, umożliwiających przeprowadzenie czynności na odległość. Wykluczone jest prowadzenie posiedzeń w formie telekonferencji, czyli połączenia telefonicznego bez jednoczesnego i bezpośredniego przekazywania dźwięku i obrazu.
8. Z każdego posiedzenia odbytego przez Komisję Wyjaśniającą sporządzony zostanie protokół z opisem jego przebiegu, który podpisuje Przewodniczący Komisji Wyjaśniającej i osoba odpowiedzialna za protokołowanie, po zakończeniu posiedzenia. W przypadku odbycia posiedzenia zdalnego protokół zostanie podpisany niezwłocznie po stawieniu się przez osoby, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, w siedzibie Spółki z tym zastrzeżeniem, że powinno to nastąpić nie później niż w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu posiedzenia.
9. Rozpatrzenie wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
10. Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie zobowiązana jest do jego wyjaśnienia z zachowaniem pełnego obiektywizmu, staranności i wnikliwości.
11. Jeżeli w trakcie postępowania Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie uzna, że wymagane jest stanowisko osoby, której Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy, informuje tę osobę o prowadzonym Postępowaniu wyjaśniającym i zobowiązuje ją do przedstawienia swojego stanowiska w terminie 7 dni za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail lub na piśmie poprzez wysłanie korespondencji na adres Spółki z dopiskiem „Korespondencja dla osoby odpowiedzialnej za Zgłoszenie - Nie otwierać w obiegu wewnętrznym”. Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie może każdorazowo uzgodnić z osobą, której Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy, inne lub dodatkowe warunki celem zachowania poufności i bezpieczeństwa danych.
12. Wewnętrzne Zgłoszenia Nieprawidłowości powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością ich wpływu.
13. Z przeprowadzonego Postępowania wyjaśniającego, Komisja sporządza raport podsumowujący przeprowadzone Postępowanie wyjaśniające, a następnie przekazuje go Zarządowi Spółki.
14. W raporcie stwierdza się, czy informacje lub zarzuty objęte Zgłoszeniem wewnętrznym, okazały się w ocenie Komisji potwierdzone i zasadne. Raport obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy, zapobiegania podobnym Nieprawidłowościom w przyszłości oraz ewentualnych konsekwencji jakie powinny zostać wyciągnięte przez Spółkę w stosunku do sprawcy Nieprawidłowości albo Zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego Zgłoszenia wewnętrznego. Powyższy Raport zostanie następnie przedstawiony:
    a) Prezesowi Zarządu (gdy stwierdzona Nieprawidłowość dotyczy Pracowników lub Współpracowników Spółki)
    b) Wspólnikom (gdy stwierdzona Nieprawidłowość dotyczy członka Zarządu Spółki).
15. Prezes Zarządu w wyniku przedstawionego mu Raportu, gdy uzna to za uzasadnione, może podjąć w szczególności następujące działania:
    a) zwołać posiedzenie Zarządu Spółki;
    b) podjąć działania wskazane w raporcie sporządzonym przez Komisję;
    c) podjąć środki dyscyplinarne wobec Pracownika lub Współpracownika, który dopuścił się naruszenia lub nadużycia;
    d) podjąć inne działania przewidziane w obowiązujących przepisach prawa.
16. Wspólnicy, w wyniku przedstawionego Raportu w przypadku, gdy uznają to za uzasadnione, mogą żądać zwołania Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki na zasadach określonych w przepisach prawa, a w razie jego zwołania:
    a) podjąć działania wskazane w sporządzonym Raporcie;
    b) podjąć środki dyscyplinarne wobec członka Zarządu, który dopuścił się naruszenia lub nadużycia;
    c) podjąć inne działania przewidziane w obowiązujących przepisach prawa.
17. Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie, po zakończeniu Postępowania wyjaśniającego, poinformuje Sygnalistę za pośrednictwem kanału, o którym mowa w § 6 ust. 1 niniejszej Polityki, o dokonanych ustaleniach i powziętych w związku z nimi działaniach przez Komisję, w terminie określonym w ust. 9 niniejszego paragrafu.
18. W sytuacji, gdy w wyniku przeprowadzonego Postępowania wyjaśniającego dojdzie do ustalenia, iż opisana w wewnętrznym Zgłoszeniu Nieprawidłowość nie miała miejsca, bądź ilość dowodów na zaistnienie raportowanego zdarzenia okaże się niewystarczająca, lub też fakty powołane w Zgłoszeniu wewnętrznym okażą się bezpodstawne, Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie zarchiwizuje wszelkie materiały wraz z uzasadnieniem, otrzymane w związku ze Zgłoszeniem wewnętrznym lub Postępowaniem wyjaśniającym w terminie 7 dni od upływu terminu określonego w ust. 9.
19. Postępowanie wyjaśniające prowadzi się z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia Zgłaszającego Nieprawidłowości.

1. Spółka wprowadza zakaz gróźb, działań odwetowych, sankcji oraz dyskryminacji względem Sygnalisty lub osoby, której dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne – również w sytuacji, gdy wewnętrzne Zgłoszenie Nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone Postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona Nieprawidłowość nie miała miejsca. Ochroną objęte zostają również osoby mogące doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownicy oraz członkowie rodziny Sygnalisty. Powyższa ochrona przysługuje od momentu przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego przez Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie. Ochrona nie przysługuje w sytuacji, gdy Spółka udowodni, że działania odwetowe powzięte zostały w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona przez Sygnalistę na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. mobbingu;
   15. dyskryminacji;
   16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
   21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust.1.
4. Sygnalista, który w wyniku dokonania wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości spotkał się z działaniami represyjnymi, powinien niezwłocznie powiadomić o tym Osobę odpowiedzialną za Zgłoszenie. Spółka zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą stosowaniem działań odwetowych wobec Zgłaszającego, bądź osoby przekazującej Zgłoszenie wewnętrzne w oparciu o niniejszą Politykę, z wyjątkiem prawa następców prawnych do ochrony prawnej – w przypadku odpowiedzialności karnej lub cywilnej Zgłaszającego za składanie fałszywych zeznań lub przekazywanie nieprawdziwych informacji.
5. Osoba, której działania lub zaniechania o negatywnym wydźwięku stanowią jedynie przedmiot podejrzenia, nie może zostać pociągnięta do odpowiedzialności dyscyplinarnej, a jakiekolwiek działania skierowane przeciwko takiej osobie, w związku ze sprawą, uznane zostaną za naganne i nieetyczne.
6. Ochrona przewidziana w ust. 1 niniejszego paragrafu nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą, współsprawcą bądź pomocnikiem Nieprawidłowości. Podejmując decyzję o ewentualnym rozwiązaniu stosunku pracy lub umowy wzajemnej z Sygnalistą, będącym sprawcą, współsprawcą bądź pomocnikiem Nieprawidłowości, Spółka powinna każdorazowo brać pod uwagę fakt ujawnienia przez Sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności Nieprawidłowości (okoliczność łagodząca).
7. Wszystkie wewnętrzne Zgłoszenia Nieprawidłowości, kontakty ze Zgłaszającym i Sygnalistą oraz Postępowanie wyjaśniające mają charakter tajemnicy przedsiębiorstwa.
8. Zachowanie poufności Zgłoszenia wewnętrznego oraz danych w nim zawartych osoby, która prześle Zgłoszenie wewnętrzne, ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
9. Tożsamość Zgłaszającego i Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, są traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa na wszystkich etapach procesu rozpatrywania Zgłoszonych Nieprawidłowości. W szczególności, z zastrzeżeniem ust. 10 niniejszego paragrafu, tożsamość Zgłaszającego i Sygnalisty nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy wewnętrzne Zgłoszenie Nieprawidłowości, Osobom trzecim ani innym Pracownikom i Współpracownikom Spółki.
10. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem Spółki wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Ujawnienie tożsamości, o którym mowa w zdaniu poprzednim, wymaga wcześniejszego poinformowania Sygnalisty ze wskazaniem mu powodów takiego ujawnienia, chyba że takie poinformowanie mogłoby zagrozić prowadzonemu postępowaniu.
11. Zgłaszającemu w przypadku ujawnienia jego tożsamości osobom nieupoważnionym, przysługuje pełna ochrona zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu.
12. Tożsamość podmiotów, których dotyczy wewnętrzne Zgłoszenie Nieprawidłowości, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Zgłaszającego i Sygnalisty.
13. Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz nie wymaga zgody Zgłaszającego.
14. Organizacja przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej Zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
15. Dane osobowe związane ze Zgłoszeniem, przechowywane są przez okres maksymalnie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

1. Każde wewnętrzne Zgłoszenie Nieprawidłowości podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości w Spółce odpowiada Osoba odpowiedzialna za Zgłoszenie, a w zakresie Zgłoszenia dotyczącego Osoby odpowiedzialnej za Zgłoszenie – Prezes Zarządu.
3. Rejestr Nieprawidłowości zawiera co najmniej:
   a) numer sprawy;
   b) przedmiot naruszenia;
   c) datę dokonania Zgłoszenia wewnętrznego;
   c) informację o podjętych działaniach następczych;
   d) datę zakończenia sprawy.
4. Dane w Rejestrze Nieprawidłowości przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Rejestr Nieprawidłowości jest prowadzony w formie elektronicznej za pośrednictwem elektronicznego programu, o którym mowa w § 6 ust. 1.

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, o ile dotyczy ono naruszeń prawa o których mowa w § 3 ust. 3 niniejszej Polityki stosownie do art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
2. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych określonej w niniejszej Polityce, co nie będzie skutkowało pozbawieniem Zgłaszającego ochrony przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca o ochronie sygnalistów.
3. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być anonimowe lub umożliwiające identyfikację Zgłaszającego.
4. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organ publiczny.
5. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
   a) w postaci papierowej – pod adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący Zgłoszenie zewnętrzne;
   b) w postaci elektronicznej – pod adres poczty elektronicznej lub adres skrzynki podawczej adres do doręczeń elektronicznych wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ przyjmujący Zgłoszenie zewnętrzne, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
6. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji
7. Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
8. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 7.
9. Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

1. Zgłaszający uprawniony jest do dokonania Ujawnienia publicznego.
2. Zgłaszający dokonujący Ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:
   a) dokona Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w niniejszej Polityce, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa Organowi publicznemu Spółka, a następnie Organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą Zgłaszającemu informacji zwrotnej, lub
   b) dokona od razu Zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa Organowi publicznemu, Organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże Zgłaszającemu informacji zwrotnej,
   - chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
3. Wymogi określone w ust. 2, znajdą zastosowanie także wtedy, gdy Zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:
   a) naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
   b) dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego narazi Zgłaszającego na działania odwetowe lub
   c) w przypadku dokonania Zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału Organu publicznego w naruszeniu.
4. Regulacji dotyczącej instytucji Ujawnienia publicznego nie stosuje się, jeżeli przekazanie informacji o naruszeniu prawa następuje bezpośrednio do prasy i obowiązuje tajemnica dziennikarska w zakresie umożliwiającym identyfikację autora materiału prasowego, listu do redakcji lub innego materiału o tym charakterze, jak również innych osób udzielających informacji opublikowanych albo przekazanych do opublikowania, jeżeli osoby te zastrzegły nieujawnianie powyższych danych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 1984 roku– Prawo prasowe.

1. Podmioty utrudniające dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
2. Podmioty podejmujące działania odwetowe względem Zgłaszającego lub osoby, która dokonała Ujawnienia publicznego, podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
3. Podmioty naruszające obowiązek zachowania poufności tożsamości Zgłaszającego, podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
4. Zgłaszający, który dokonał Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

1. Polityka została skonsultowana z przedstawicielami Pracowników Spółki, wyłonionymi w trybie przyjętym w Spółce.
2. Przyjęcie i zmiana Polityki dokonywana jest uchwałą Zarządu.
3. Polityka wchodzi w życie z dniem 25.09.2024 r.
4. Zmiany Polityki wchodzą w życie w terminie 7 dni od podania ich do wiadomości Pracownikom oraz Współpracownikom w sposób przyjęty w Spółce.
5. Po wdrożeniu niniejszej Polityki, Spółka poinformuje Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia o możliwości zgłaszania w sposób poufny wszelkich informacji o nieprawidłowościach i nadużyciach oraz o zasadach dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych za pośrednictwem strony internetowej Spółki pod adresem https://people.com.pl/polityka-zglaszania-nieprawidlowosci, na której zostanie umieszczona Polityka lub w inny sposób przyjęty w Spółce.
6. Niniejsza Polityka dostępna jest w formie elektronicznej pod adresem: https://people.com.pl/polityka-zglaszania-nieprawidlowosci. Polityka po jej uchwaleniu lub wprowadzeniu modyfikacji w treści podlega udostępnieniu na zasadach, o których mowa w ust. 5. Osobie ubiegającej się o zatrudnienie na podstawie stosunku pracy lub o nawiązanie stosunku prawnego na podstawie umowy cywilnoprawnej, treść Polityki zostanie udostępniona każdorazowo wraz z rozpoczęciem procesu rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
7. Przestrzeganie zasad niniejszej Polityki przez Pracowników bądź Współpracowników oraz Osoby trzecie jest wyrazem troski o szeroko pojęty interes i dobro Spółki.
8. Polityka zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.
9. Załączniki do niniejszej Polityki stanowią:
   a) Załącznik nr 1 - potwierdzenie przyjęcia wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości;
   b) Załącznik nr 2 - formularz wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości;
   c) Załącznik nr 3 - wzór Rejestru Nieprawidłowości;
   d) Załącznik nr 4 – klauzula informacyjna RODO;
   e) Załącznik nr 5 – wzór oświadczenia o zachowaniu poufności,
   i prowadzone są w formie elektronicznej w aplikacji, o której mowa w § 6 ust. 1.
10. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej Polityce, zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

ZAŁĄCZNIK NR 1

……………………………………..

(miejscowość i data)

POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA

WEWNĘTRZNEGO ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Niniejszym potwierdza się przyjęcie wewnętrznego Zgłoszenia Nieprawidłowości dokonanego przez ……………………………………………….………..……, w dniu …………………….. roku , dotyczącego nieprawidłowości polegającej na:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………,

mającej miejsce w ………………………………………………………………………………..

W oparciu o powyższe, stwierdza się, że Zgłaszającemu nadano/odmówiono* nadania statusu Sygnalisty. (*niepotrzebne skreślić)

Odmowa nadania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty wynika z następujących względów: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

_______________________________

Podpis Podmiotu Odpowiedzialnego za Zgłoszenie

ZAŁĄCZNIK NR 2

FORMULARZ WEWNĘTRZNEGO ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

FORMULARZ WEWNĘTRZNEGO ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Podmiot, którego dotyczy zgłoszenie
Data wypełnienia formularza
DANE ZGŁASZAJĄCEGO
Imię i nazwisko
Stosunek prawny stanowiący podstawę świadczenia pracy
Telefon kontaktowy
Adres e-mail
INFORMACJE O ZGŁASZANEJ NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Data wystąpienia Nieprawidłowości lub powzięcia informacji o jej wystąpieniu
Miejsce wystąpienia Nieprawidłowości lub powzięcia informacji o jej wystąpieniu
Sposób pozyskania informacji o Nieprawidłowości
Informacja o zgłoszeniu Nieprawidłowości do innego organu (wypełnić, jeżeli dotyczy)
DOKŁADNY OPIS ZGŁASZANEJ NIEPRAWIDŁOWOŚCI (charakterystyka zdarzenia, wskazanie osób zaangażowanych, czas i miejsce wystąpienia zdarzenia, istotne okoliczności wystąpienia zdarzenia, potencjalni świadkowie, możliwe straty i ryzyka związane ze sprawą – w tym także negatywny wpływ na wizerunek Spółki)
DANE POTENCJALNYCH ŚWIADKÓW WYSTĄPIENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Imię i nazwisko świadka		Stanowisko piastowane w Spółce (powiązanie ze Spółką)
DOWODY ISTOTNE DLA SPRAWY
Dowód		Okoliczności, jakie mają być stwierdzone w związku z przeprowadzeniem dowodu
PRZEPIS PRAWA, KTÓRY ULEGŁ NARUSZENIU W OCENIE ZGŁASZAJĄCEGO
OŚWIADCZENIA ZGŁASZAJĄCEGO
□ Oświadczam, iż mam świadomość potencjalnych negatywnych konsekwencji związanych z fałszywym zgłoszeniem nieprawidłowości. □ Oświadczam, iż przedmiotowe zgłoszenie składam w dobrej wierze. □ Oświadczam, iż żądam wydania pisemnego potwierdzenia złożenia zgłoszenia (możliwe tylko w przypadku zgłoszenia nie anonimowego).
□ Oświadczam, iż niniejsze zgłoszenie zostało przeze mnie złożone w dobrej wierze.
ZAŁĄCZNIKI (w przypadku braku załączników należy wpisać „brak” w poniższym wierszu tabeli)
L.p.

 

ZAŁĄCZNIK NR 3

WEWNĘTRZNY REJESTR NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

L.p.	Data dokonania Zgłoszenia	Numer Zgłoszenia	Dane osobowe osoby dokonującej Zgłoszenia	Dane kontaktowe Zgłaszającego (adres/adres email/numer telefonu)	Dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie	Przedmiot Zgłoszenia	Informacje o podjętych działaniach następczych	Data zakończenia sprawy objętej Zgłoszeniem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

 

ZAŁĄCZNIK NR 4

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty

Działając zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) informujemy, że:

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest PEOPLE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łucka 9, 00-849 Warszawa, tel. (+48) 22 331 54 54 („PEOPLE”). W sprawach związanych z Pana/Pani danymi osobowymi prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych na adres poczty elektronicznej: iod@people.com.pl lub bezpośrednio z PEOPLE na adres jej siedziby.
2. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi nieprawidłowościami (przypadkami naruszenia prawa) na podstawie: art. 6 lit. c) RODO, czyli obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń nieprawidłowości (przypadków naruszenia prawa).
3. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania zgłoszenia nieprawidłowości, jego przyjęcia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
4. Administrator zapewnia poufność podanych przez Pana/Panią danych osobowych. Administrator może ujawnić Pana/Pani dane osobowe:
   a) uprawnionym podmiotom, jeśli zaistnieje taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia nieprawidłowości, w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa
   b) podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy
   c) dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne umożliwiające dokonanie/przyjęcie zgłoszenia nieprawidłowości i jego dalszą obsługę.
5. W stosunku do Pana/Pani danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.
6. Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) lub do organizacji międzynarodowych.
7. Pana/Pani dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń nieprawidłowości są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. Przysługują Panu/Pani następujące uprawnienia: prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo do sprzeciwu do przetwarzania danych osobowych, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

ZAŁĄCZNIK NR 5

_______________, dnia ____________roku

_________________________

Imię i nazwisko

_________________________

Stanowisko

 

OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI WYJAŚNIAJĄCEJ

Ja niżej podpisany/podpisana _______________________________________________________ oświadczam, że znana jest mi treść Polityki zgłaszania nieprawidłowości, postępowania ze zgłoszeniami oraz ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w PEOPLE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i wynikające z niej zobowiązanie Członka Komisji Wyjaśniającej do zachowania w poufności wszystkich informacji pozyskanych w Postępowaniu wyjaśniającym lub w toku prac Komisji Wyjaśniającej lub w procesie ochrony Zgłaszającego.

Oświadczam, że zobowiązuję się bezwzględnie, nieodwołalnie i bezwarunkowo do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z pracami Komisji Wyjaśniającej i zgłoszeniem Sygnalisty. Zobowiązuję się chronić przed ich ujawnieniem do wiadomości osób postronnych, jak również nie ujawniać, nie upubliczniać, nie przekazywać ani w inny sposób nie udostępniać osobom trzecim lub nie wykorzystywać jakichkolwiek informacji pozyskanymi w Postępowaniu wyjaśniającym lub w toku prac Komisji Wyjaśniającej lub w procesie ochrony Zgłaszającego.

Przyjmuję na siebie pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody spowodowane działaniami lub zaniechaniami w wyniku naruszenia zobowiązań wynikających z niniejszego oświadczenia.